Por qué un programa de reducción de costes deja de notarse a los doce meses

El retroceso es la regla, no la excepción

Según el análisis de Bain & Company, el 40 % de los directivos encuestados reconoció no haber alcanzado su objetivo de reducir los costes al menos un diez por ciento. En los programas con un objetivo del veinte por ciento o más, fueron casi el 60 %. E incluso donde un programa terminó con éxito sobre el papel, la mayoría de los encuestados esperaba conservar realmente, en un plazo de tres años, menos del 75 % del ahorro originalmente declarado.

Ese dato es el verdadero hallazgo: la cuestión rara vez es si un programa surte efecto en el primer año. Casi todos lo hacen. La cuestión es qué ocurre después.

De qué depende

En el estudio de Bain, los encuestados no señalaron como mayor obstáculo para un ahorro duradero la falta de presupuesto ni prioridades equivocadas, sino el comportamiento en los departamentos operativos: la práctica diaria en los departamentos, que era en realidad lo que el programa debía cambiar. El éxito de una negociación de precios en compras se puede mostrar en una diapositiva. Si después el departamento usuario hace realmente los pedidos de otra forma, especifica de otra forma o autoriza de otra forma, solo se ve meses después y, la mayoría de las veces, no en la misma presentación.

Se repiten tres patrones:

• Los objetivos de reducción de costes se fijaron a partir de los valores internos del año anterior, no de lo que realmente era alcanzable en el mercado. En cuanto cambia la situación de partida, el objetivo pierde su referencia.
• El indicador con el que se medía el éxito solo cubría una parte de la cadena de valor. Una función muestra su ahorro, mientras que en la interfaz con el siguiente departamento se vuelve a perder sin que nadie lo note.
• Nadie era responsable de la propia interfaz. Cuando dos departamentos comparten la responsabilidad de un proceso, pero ninguno la tiene en solitario, cualquier indicador se diluye exactamente en ese punto.

Cómo se ve esto a lo largo del año

El recorrido es parecido en muchos programas. En las primeras semanas hay movimiento: se renegocian contratos, se eliminan gastos evidentes, se puede mostrar un primer éxito. Al cabo de unos meses llegan los casos más difíciles, aquellos en los que un ahorro exige un cambio en el trabajo diario, no solo una firma. Es justo ahí donde el efecto se ralentiza, mientras que los informes dirigidos al programa a menudo siguen elaborándose sin cambios: la tabla sigue mostrando la cifra aprobada en un principio, porque nadie la contrasta de forma rutinaria con la situación real. Así, la diferencia entre el ahorro aprobado y el ahorro real no crece de golpe, sino poco a poco, y pasa inadvertida mientras el control siga anclado en la cifra aprobada en vez de en la cifra contabilizada.

Lo que funciona en la práctica

En la línea del estudio de Bain y a partir de la experiencia de empresas que han mantenido su ahorro durante varios años, se pueden extraer cuatro puntos de actuación que se repiten:

Primero: los objetivos se fijan a partir de valores de referencia externos —lo que realmente logran empresas comparables—, no a partir del propio año anterior. Segundo: el indicador refleja toda la cadena, no solo la función que inicialmente puso en marcha el programa. Tercero: a los procesos que afectan a varios departamentos se les asigna un único responsable, no dos con la responsabilidad compartida. Cuarto: donde hoy los servicios internos se traspasan sin precio, una imputación interna de costes hace que el departamento receptor vea el gasto real y lo cuestione, en lugar de aceptarlo en silencio.

Ninguno de estos cuatro puntos es una medida de ahorro adicional que usted todavía tenga que aprobar. Son decisiones organizativas que hacen que un ahorro ya aprobado no vuelva a desaparecer.

La pregunta que precede al próximo programa

Si está planeando un nuevo programa de reducción de costes, pregúntese menos qué partidas todavía se pueden recortar y más qué pasó, doce meses después, con su último programa. ¿El ahorro pasó a formar parte de su presupuesto habitual, o al final del año volvió a cuestionarse porque nadie lo defendió?

Esta revisión le cuesta una tarde. Por lo general, muestra más rápido dónde tiene que empezar su próximo programa que un nuevo inventario de todos los tipos de coste. Y evita que, dentro de doce meses, la misma pregunta vuelva a estar sobre su mesa.