Der Unterschied zwischen einer Einsparung auf dem Papier und einer Einsparung im Ergebnis

Zwei Zahlen, die selten zusammenpassen

Der Betrag, der bei Vertragsabschluss als Einsparung ausgewiesen wird, und der Betrag, der am Jahresende tatsächlich im Ergebnis zu sehen ist, sind zwei verschiedene Zahlen. Eine Untersuchung von World Commerce & Contracting, die gemeinsam mit dem Commerce and Contract Management Institute und Icertis nahezu 200 Unternehmen aus verschiedenen Branchen befragt hat, liefert dafür eine Erklärung: Verträge werden in den meisten Unternehmen weiterhin ausschließlich als Risikodokumente behandelt, nicht als finanzielle Vermögenswerte, die aktiv gesteuert werden müssen.

Wer den Vertrag nach der Unterschrift ablegt, statt ihn zu bewirtschaften, verliert Wert – nicht durch einen Fehler, sondern durch Unterlassung. Unternehmen, die ihre Verträge dagegen als finanzielle Vermögenswerte führen und laufend beobachten, erzielen laut derselben Untersuchung im Schnitt 5,4 Prozent mehr Vertragswert als der Rest.

Woher die Lücke kommt

Zwischen einer verhandelten Einsparung und ihrer Wirkung im Ergebnis liegen mehrere Übergänge, an denen sich Wert verliert, ohne dass es jemand bemerkt:

• Die Zeit bis zur Wirkung. Ein neuer Preis gilt oft erst ab dem nächsten Lieferzyklus oder nach Aufbrauchen bestehender Bestände. Zwischen Unterschrift und erster Rechnung zum neuen Preis vergehen Wochen, die niemand aus der ausgewiesenen Einsparung herausrechnet.
• Die Menge, die tatsächlich abgenommen wird. Ein Rabatt, der an eine Abnahmemenge gekoppelt ist, wirkt nur, wenn diese Menge auch bestellt wird. Ändert sich der Bedarf, ändert sich die Einsparung mit – meist unbemerkt nach unten.
• Die laufende Kontrolle. Ohne regelmäßigen Abgleich zwischen vereinbartem Preis und tatsächlich gezahltem Preis bleiben Abweichungen unentdeckt, bis eine externe Prüfung sie aufdeckt – wenn überhaupt.

Jeder dieser Übergänge ist für sich genommen klein. In der Summe erklären sie, warum eine Einsparung, die im Verhandlungsprotokoll überzeugend aussieht, im Ergebnis oft nur einen Teil ihres Werts entfaltet.

Was „den Vertrag als Vermögenswert führen“ konkret bedeutet

Die WorldCC-Untersuchung beschreibt den Unterschied als eine Frage der Zuständigkeit – neben der eingesetzten Technologie: Solange Recht, Einkauf und Finanzen den Vertrag als drei getrennte Aufgaben behandeln, bleibt niemand für die Wirkung im Ergebnis verantwortlich. Erst wenn eine Stelle die Verbindung zwischen Vertragsinhalt und tatsächlicher Zahlung laufend prüft, wird aus einer einmaligen Verhandlung eine dauerhafte Einsparung.

Praktisch heißt das: eine Rechnung wird nicht nur auf Vollständigkeit geprüft, sondern auf Übereinstimmung mit dem vereinbarten Preis. Eine Mengenschwelle, die eine Rabattstufe auslöst, wird beobachtet, bevor das Jahr endet, nicht danach. Und ein Vertrag, der ausläuft, wird rechtzeitig neu verhandelt, statt sich automatisch zu ungünstigeren Bedingungen zu verlängern.

Warum das im Controlling selten auffällt

Ein Grund, warum diese Lücke so lange unentdeckt bleibt, liegt in der Berichtslogik selbst. Eine Einsparung wird in dem Moment gebucht, in dem die Verhandlung endet – als Prognose für das laufende oder kommende Jahr. Ob diese Prognose eintritt, wird in vielen Unternehmen nicht gesondert nachverfolgt, weil dafür kein eigener Prüfschritt vorgesehen ist. Die ursprüngliche Zahl wandert von der Verhandlungspräsentation in die Budgetplanung und von dort unverändert weiter, während die tatsächlich gezahlten Preise in einem anderen System – der Kreditorenbuchhaltung – liegen, das mit der Verhandlung nie wieder abgeglichen wird. Beide Zahlen existieren, nur eben getrennt voneinander.

Die Frage für Ihren eigenen Vertragsbestand

Wenn Sie wissen wollen, wie groß Ihre eigene Lücke zwischen Papier und Ergebnis tatsächlich ist, brauchen Sie keine neue Verhandlung. Es reicht, für Ihre zehn größten laufenden Lieferantenverträge zu prüfen: Stimmt der zuletzt gezahlte Preis mit dem vereinbarten überein? Wurde die vereinbarte Abnahmemenge erreicht? Und wer in Ihrem Unternehmen hätte es bemerkt, wenn nicht?

Wenn Sie die letzte Frage nicht beantworten können, liegt die eigentliche Aufgabe nicht in der nächsten Verhandlung, sondern in der Zeit danach.

Der Aufwand für diese Prüfung ist gering im Vergleich zu dem, was sie offenlegt. In den meisten Fällen genügt Ihnen ein Nachmittag mit den Rechnungsdaten aus der Buchhaltung und den unterschriebenen Verträgen aus dem Einkauf, nebeneinandergelegt für dieselben zehn Lieferanten. Stimmen beide Zahlen über mehrere Monate hinweg überein, war die Verhandlung tatsächlich das, was sie versprach. Laufen sie auseinander, liegt Ihre nächste sinnvolle Aufgabe nicht in einer neuen Verhandlung, sondern darin, die Lücke zwischen Vertrag und Zahlung überhaupt sichtbar zu machen.