Wie sich ein mittelständischer Betrieb auf eine Einkaufsverhandlung vorbereitet

Eine Lücke, die vor der Verhandlung entsteht

Das Einkaufsbarometer Mittelstand 2025 von BME und Onventis zeigt ein Bild, das viele mittelständische Einkaufsabteilungen aus eigener Erfahrung kennen: 80,6 Prozent der Befragten sehen ausgerechnet im Lieferantenmanagement den größten Digitalisierungsbedarf, und 46,6 Prozent halten die eigenen Systeme für unzureichend, wenn es um Risikomanagement geht.

Diese Zahlen betreffen zunächst nicht die Verhandlung selbst, sondern das, was vorher da sein müsste: ein verlässlicher Überblick darüber, mit welchen Lieferanten ein Unternehmen tatsächlich arbeitet, zu welchen Konditionen und mit welcher Abhängigkeit. Ohne diesen Überblick beginnt jede Verhandlung mit einem strukturellen Nachteil – unabhängig vom Verhandlungsgeschick der anwesenden Personen.

Was „vorbereitet“ konkret heißt

Ein mittelständisches Unternehmen muss vor einer Einkaufsverhandlung nicht in erster Linie über den Lieferanten Bescheid wissen, sondern über sich selbst. Dazu gehören:

• Die eigene Abhängigkeit. Wie hoch ist der Anteil dieses Lieferanten am Gesamtvolumen der betroffenen Warengruppe, und wie schnell ließe sich – ehrlich betrachtet – auf einen zweiten Lieferanten umstellen?
• Der tatsächliche Bedarf. Welche Menge wird in den nächsten zwölf Monaten realistisch benötigt, getrennt von der Menge, die historisch bestellt wurde, weil sie immer schon bestellt wurde?
• Die eigene Vertragshistorie. Welche Konditionen gelten aktuell wirklich, und wo weichen die zuletzt gezahlten Preise bereits von den vereinbarten ab? Ein Unternehmen, das diese Frage nicht beantworten kann, verhandelt über eine Ausgangslage, die es selbst nicht kennt.

Genau an diesen drei Punkten setzt die im Barometer beschriebene Lücke im Lieferantenmanagement an: Wo Systeme als unzureichend gelten, fehlen häufig nicht die Daten selbst, sondern ein Ort, an dem sie zusammenlaufen und im Vorfeld einer Verhandlung abrufbar sind.

Wer mit an den Tisch gehört

Der Befund, dass 81,5 Prozent der Befragten auf Echtzeit-Kommunikation und Plattformlösungen setzen, um die eigene Widerstandsfähigkeit zu stärken, verweist auf einen zweiten Punkt: Eine Einkaufsverhandlung ist selten eine Aufgabe des Einkaufs allein. Qualitätssicherung weiß, welche Spezifikation zwingend ist und welche verhandelbar wäre. Die Produktion weiß, wie kritisch ein Lieferausfall tatsächlich wäre. Und die Finanzabteilung weiß, welche Zahlungskonditionen für die eigene Liquidität mehr wert sind als ein zusätzlicher Rabatt. Wird die Verhandlung ausschließlich vom Einkauf vorbereitet, fehlen diese Perspektiven im entscheidenden Moment – nicht, weil sie niemand hätte, sondern weil niemand danach gefragt hat.

Verhandlungsmasse, die über den Preis hinausgeht

Das Barometer zeigt noch einen weiteren Punkt: 88,9 Prozent der Befragten sehen die schnelle Integration neuer Lieferanten als Wachstumstreiber. Das verändert, worüber in einer Verhandlung überhaupt gesprochen werden sollte. Wenn Geschwindigkeit und Flexibilität für das eigene Unternehmen einen erkennbaren Wert haben, gehört diese Frage in die Vorbereitung: Was ist es wert, wenn ein Lieferant kurzfristige Mengenänderungen zuverlässig mitträgt, oder wenn ein zweiter, bereits qualifizierter Lieferant für denselben Artikel bereitsteht? Ein Unternehmen, das nur über den Stückpreis verhandelt, lässt diesen Teil des möglichen Ergebnisses ungenutzt liegen – nicht, weil er nicht verhandelbar wäre, sondern weil er vorher nicht beziffert wurde.

Der erste Schritt, bevor ein Termin steht

Für eine gute Vorbereitung müssen Sie keine neue Einkaufssoftware einführen. Es reicht, wenn Sie für Ihre wichtigsten zehn Lieferanten eine einzige Übersicht erstellen: aktuelle Konditionen, tatsächlicher Bedarf, Abhängigkeitsgrad und die Frage, wer aus welcher Abteilung vor der nächsten Verhandlung noch etwas beizutragen hätte. Diese Übersicht kostet Sie einen überschaubaren Aufwand – und verändert, mit welcher Ausgangslage Sie in jedes folgende Gespräch gehen.

Wichtig ist dabei weniger die Form der Übersicht als ihre Pflege: Eine Tabelle, die einmal erstellt und danach nicht mehr aktualisiert wird, veraltet innerhalb weniger Monate und täuscht am Ende eine Sicherheit vor, die nicht mehr besteht. Wenn Sie festlegen, wer diese Übersicht nach jeder Lieferantenrechnung und jeder Vertragsänderung nachträgt, haben Sie damit bereits einen Teil der im Barometer beschriebenen Lücke im Lieferantenmanagement geschlossen – unabhängig davon, ob Sie dafür am Ende eine Software oder zunächst nur eine Tabelle nutzen.